Conditions Générales d'Utilisation (CGU)

Préambule

Les présentes conditions générales d'utilisation (CGU) régissent l'accès et l'utilisation de l'application PhysioSphere, destinée aux kinésithérapeutes pour la gestion simplifiée de leurs tâches administratives. En accédant à l'application, vous acceptez pleinement et sans réserve les présentes CGU. Si vous n'acceptez pas ces termes, vous êtes invité à ne pas utiliser l'application.

Les présentes CGU sont complétées par deux documents distincts, qui en font partie intégrante :

la Politique de confidentialité, qui détaille les traitements de données personnelles réalisés par PhysioSphere ;
l'Accord de sous-traitance (DPA), applicable aux données de vos patients, conforme à l'article 28 du RGPD.

Définitions

Application : PhysioSphere, service en ligne permettant la gestion administrative pour les kinésithérapeutes.
Utilisateur : Toute personne inscrite et utilisant les services proposés par PhysioSphere.
Données du compte : Les données relatives à l'utilisateur lui-même (identifiants, facturation de l'abonnement, préférences, logs de connexion).
Données patients : Les données relatives aux patients de l'utilisateur, saisies dans le cadre de la tenue de leurs dossiers.

Inscription et Accès

Conditions d'inscription : L'utilisation de PhysioSphere est réservée aux kinésithérapeutes ou professionnels de santé habilités. L'inscription est gratuite pendant la phase bêta et nécessite la création d'un compte.
Sécurité des accès : Vous êtes responsable de la confidentialité de vos identifiants de connexion. En cas de perte ou d'utilisation frauduleuse, vous devez informer l'éditeur dans les plus brefs délais.

Utilisation des Services

Usage professionnel uniquement : L'application est conçue pour un usage strictement professionnel et doit être utilisée conformément à la législation et aux règles déontologiques en vigueur.
Exactitude des données : L'utilisateur garantit que les informations saisies sont exactes et à jour.
Conformité du traitement des données patients : L'utilisateur s'engage à traiter les données de ses patients conformément à la législation applicable en matière de protection des données et aux règles professionnelles qui lui sont applicables, en tant que responsable du traitement de ces données.
Restrictions d'utilisation : Il est interdit d'utiliser l'application de manière abusive, notamment pour des activités illégales, la diffusion de virus ou tout autre comportement pouvant nuire au bon fonctionnement du service.

Traitement des Données Personnelles

Deux catégories de données, deux qualifications distinctes :

Données	Responsable du traitement
Données du compte (identifiants, facturation de l'abonnement, logs de connexion)	PhysioSphere
Données patients (dossiers, contenu clinique)	L'utilisateur (kinésithérapeute)

Pour les données du compte, PhysioSphere agit comme responsable du traitement et les modalités sont détaillées dans la Politique de confidentialité. Pour les données patients, PhysioSphere agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, dans les conditions fixées par l'Accord de sous-traitance (DPA).

Rôles au sens du RGPD pour les données patients : Les choix relatifs à la collecte, l'usage et la conservation des données de vos patients vous appartiennent, et les obligations légales qui y sont attachées — notamment la conservation du dossier de kinésithérapie, imposée par la loi du 22 avril 2019 relative à la qualité de la pratique des soins de santé, pendant une durée comprise entre 30 et 50 ans à compter du dernier contact avec le patient, selon les critères prévus par cette loi — restent les vôtres, y compris après la fermeture de votre compte.
Communication à des tiers : Les données personnelles peuvent être traitées par des prestataires nécessaires à la fourniture et à la sécurité des services, notamment en matière d'hébergement, de stockage ou de maintenance technique. Les conditions applicables au recours à ces prestataires pour les données patients sont précisées dans l'Accord de sous-traitance (DPA).
Conservation et sécurité : Les données sont hébergées dans l'Union Européenne et protégées conformément aux standards de sécurité en vigueur. L'éditeur met en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer leur confidentialité.
Droits des utilisateurs : En ce qui concerne les données personnelles dont PhysioSphere est responsable du traitement (données du compte), vous disposez des droits prévus par le RGPD, notamment des droits d'accès, de rectification, d'effacement et de portabilité, dans les conditions prévues par la Politique de confidentialité. Les modalités d'accès, d'exportation et de restitution des données patients sont définies dans les présentes CGU et dans l'Accord de sous-traitance (DPA). Le téléchargement de l'ensemble de vos données et de celles de vos patients, ainsi que la suppression de votre compte, sont accessibles directement depuis les Paramètres de votre compte. Pour toute autre demande, contactez contact@physiosphere.be.

Propriété intellectuelle

Propriété de l'application : Les droits de propriété intellectuelle relatifs au logiciel PhysioSphere, à son code source, son interface, sa charte graphique, son nom, son logo et ses éléments propres appartiennent à l'éditeur ou à ses ayants droit, sous réserve des droits détenus par des tiers sur les composants utilisés sous licence. Aucune disposition des présentes CGU ne peut être interprétée comme cédant un quelconque droit de propriété intellectuelle à l'utilisateur.
Contrôle des données : Les données saisies par l'utilisateur dans l'application restent sous son contrôle et, s'agissant des données patients, relèvent de sa responsabilité en tant que responsable du traitement. PhysioSphere ne revendique aucun droit de propriété sur ces données et ne les traite que conformément aux finalités et instructions prévues dans l'Accord de sous-traitance (DPA) et, le cas échéant, aux obligations légales qui lui sont applicables.

Disponibilité et maintenance

L'éditeur met en œuvre des moyens raisonnables pour assurer la disponibilité de l'application, sans toutefois garantir une disponibilité continue ou ininterrompue. L'accès au service peut être temporairement suspendu pour des raisons de maintenance planifiée, de maintenance urgente, en cas de panne d'un prestataire tiers, ou en cas de force majeure. Sauf accord contractuel spécifique prévoyant un niveau de service garanti (SLA), aucune disponibilité minimale n'est garantie.

Responsabilité

Limitation de responsabilité : Dans les limites autorisées par la législation applicable, PhysioSphere ne pourra être tenue responsable des dommages résultant notamment d'une utilisation non conforme du service, d'erreurs dans les données introduites par l'utilisateur, d'une interruption imputable à un prestataire tiers, ou d'un événement de force majeure.
Exclusions non applicables : Cette limitation ne s'applique pas aux responsabilités qui, en vertu de la loi belge, ne peuvent faire l'objet d'une exclusion ou d'une limitation contractuelle, notamment en cas de dol, de faute grave, ou d'atteinte à la sécurité des données imputable à PhysioSphere.

Modifications des CGU

L'éditeur se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les modifications seront notifiées aux utilisateurs via l'application ou par e-mail. En continuant à utiliser PhysioSphere après ces modifications, vous acceptez les nouvelles CGU.

Résiliation

À l'initiative de l'utilisateur : Vous pouvez demander la suppression de votre compte à tout moment depuis les Paramètres. Cette demande active un délai de grâce de 30 jours, durant lequel votre compte reste pleinement utilisable et vous pouvez l'annuler à tout moment. Vous pouvez aussi demander une suppression immédiate, sans attendre ce délai.
Avant de pouvoir confirmer la suppression de votre compte, vous devez générer et télécharger avec succès une archive complète de vos données et de celles de vos patients. Cette étape est obligatoire et constitue une condition préalable à la suppression du compte : elle vise à vous permettre de disposer d'une copie de vos données afin de pouvoir assurer, sous votre propre responsabilité, le respect de vos obligations légales de conservation. La suppression immédiate reste soumise à cette même condition : elle ne dispense pas de l'obligation préalable de générer et télécharger l'archive complète des données.

Une fois la suppression exécutée, elle est définitive : vos données ne sont plus accessibles et sont supprimées des systèmes de production. Les éventuelles copies présentes dans les sauvegardes sont automatiquement supprimées ou rendues définitivement inaccessibles dans le cadre du cycle normal de rotation des sauvegardes. Il vous appartient de conserver l'archive téléchargée et de respecter les obligations légales de conservation qui continuent de s'appliquer à vous en tant que praticien, notamment la durée prévue par la loi du 22 avril 2019 relative à la qualité de la pratique des soins de santé.
À l'initiative de l'éditeur : En cas de non-respect des présentes CGU, l'éditeur se réserve le droit de suspendre ou de supprimer votre compte après notification. Sauf nécessité légale ou impératif de sécurité justifiant une suspension immédiate, l'utilisateur dispose d'un délai raisonnable pour récupérer ses données avant la suppression définitive du compte. Les modalités de restitution et de suppression des données patients dans ce cas sont définies dans l'Accord de sous-traitance (DPA).

Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes CGU sont régies par le droit belge. En cas de litige, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable avant de recourir aux tribunaux compétents de Belgique.

Contact

Pour toute question relative aux présentes CGU ou à l'utilisation de l'application, veuillez contacter : contact@physiosphere.be